Destruição de Documentos: a conformidade legal e os riscos da negligência

Boas práticas para a destruição de documentos físicos e digitais de forma segura

A destruição de documentos nas empresas é uma atividade importante e que exige atenção a prazos legais e cuidados com a segurança da informação. Todos os registros empresariais acumulados, sejam eles documentos fiscais, trabalhistas, contábeis, entre outros, não podem ser descartados sem critério, pois em alguns segmentos de negócios há legislação específica para tal prática e a negligência pode gerar penalidades administrativas e judiciais.

Para tais setores, como médicos e contábeis, há a necessidade de seguir normas como o Código Civil, a CLT, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e regras da Receita Federal. Para exemplificar a questão,  documentos fiscais devem ser mantidos por, no mínimo, cinco anos, enquanto registros trabalhistas precisam ser guardados por até 20 anos, dependendo do caso. Já informações pessoais, segundo a LGPD, devem ser eliminadas de forma segura e responsável assim que sua finalidade for atingida, respeitando o direito à privacidade do titular.

A negligência na destruição correta de documentos pode gerar sérios riscos

A destruição de documentos incorreta, de um lado, pode provocar vazamentos de dados sensíveis, além de atrapalhar auditorias e fiscalizações. Estes são só alguns exemplos que podem resultar em processos judiciais, multas e danos à reputação do negócio. Por outro lado, é necessário realizar o descarte dos registros acumulados, pois isso gera custos e também riscos, se não houver a segurança adequada.

A empresa precisa lidar com a destruição de documentos de forma organizada, junto a uma empresa especializada. Essa organização poderá ajudar no destino correto de documentos, realizando a destruição por meios seguros. Registrar as etapas de forma interna, por meio de uma gestão documental, também é fundamental.

Adote práticas responsáveis de destruição de documentos para proteger a sua empresa

Não negligencie a destruição de documentos, pois essa atividade pode trazer prejuízos legais e financeiros sérios para o seu negócio. Os registros de seus clientes são ativos importantes, que devem ser tratados com o devido respeito, inclusive, para não ferir e integridade e a confiança do seu negócio. Fale com a RioOffsite e proteja a sua empresa, cumpra a legislação e preserve as informações dos seus clientes e parceiros.