Práticas seguras de destruição de documentos: como proteger sua empresa e seus clientes

Eliminação consciente e segura de informações: um passo essencial para a proteção de dados e a conformidade legal

Se você deseja ter a segurança da informação da sua empresa reforçada, é importante investir na gestão de documentos. Isso inclui o registro e a execução da destruição de documentos, que é uma atividade essencial para evitar gastos sem necessidade e também riscos de vazamentos.  Dados em papel descartados incorretamente podem conter informações sensíveis, que, se caírem em mãos de pessoas mal intencionadas, podem resultar em prejuízos e processos.

Para inibir esses problemas, adote práticas seguras de destruição de documentos. Hoje, nesta matéria, você vai descobrir um passo a passo para adotar práticas seguras, evitando qualquer tipo de transtorno para o seu negócio. É essencial que você possa obter mais informação para escolher um parceiro adequado para realizar o descarte correta das informações.

Principais etapas para práticas seguras de destruição de documentos:

1) OBTENHA INFORMAÇÕES DE PRAZOS LEGAIS

O primeiro passo é se informar sobre os prazos legais para armazenamento de cada tipo de documento. Há os prazos relacionados ao seu segmento de atuação e também gerais, como os documentos fiscais, que devem ser guardados por pelo menos cinco anos. Alguns documentos trabalhistas podem ter a obrigatoriedade de serem armazenados por até 20 anos.

2) ESCOLHA UM MÉTODO DE DESCARTE COMPLETO E IRREVERSÍVEL

Não basta apenas picotar o papel e jogar no lixo para fazer o descarte da documentação do seu negócio. Para documentos físicos, o indicado é a trituração com máquinas profissionais. Já para os documentos digitais, é necessário utilizar softwares de eliminação segura que impossibilitem a recuperação dos dados.

3) REGISTRE O PROCESSO DE DESCARTE

Esse processo interno é necessário como prova de conformidade em auditorias e pode oferecer maior segurança para a sua empresa em caso de questionamentos legais. Mantenha bem documentado qual foi a data, o tipo de documento descartado e quais foram os responsáveis pela eliminação dos dados do seu negócio.

A destruição de documentos segura é uma boa prática de empresas responsáveis

Mantenha a privacidade, a transparência e a segurança da informação sempre presentes no seu negócio. A RioOffsite é a parceira ideal para realizar a destruição de documentos de forma segura e dentro da legislação. Possuímos mais de 20 anos de experiência e disponibilizamos soluções completas para o descarte protegido de registros empresariais. Fale com nossos especialistas e solicite um orçamento!