Agora é Lei!

Uma nova era se inicia na gestão de arquivos.

Já sabemos o que fazer com os documentos que ainda forem gerados em papel.

Depois de alguns anos de incertezas, quando éramos indagados com “a pergunta que não quer calar”: O que eu faço com o papel, depois de digitalizar os documentos da empresa? Já temos uma resposta concreta e embasada por Lei!

Pode jogar o Papel Fora!

Na verdade não é tão simples assim. Documentos gerados em papel, podem conter informações confidenciais, dados importantes que devem ser protegidos. Então, simplesmente jogar fora não é o mais adequado e, sob a óptica da pegada ecológica, é preciso dar o destino seguro, sustentável e economicamente conveniente aos papéis que podem ser descartados.

Neste mês, foi finalmente promulgada a LEI Nº 13.874, DE 20 DE SETEMBRO DE 2019, mais conhecida como “Lei da Liberdade Econômica”, que vem para possibilitar a “desburocratização”, aliviar o peso de questões no campo do mercado de trabalho, facilitar as pequenas e microempresas a se instalarem e se manterem ativas, entre outras coisas. Seu texto amplo alcança de forma distinta e, em caráter inovador, o seguimento de Gestão de Arquivos e Documentos de um modo geral.
No contexto que nos interessa neste artigo, acontece uma revolução no entendimento da tecnologia como um aliado no dia a dia das empresas e que vem facilitar as práticas de arquivamento e controle desses documentos.
A síntese do que nos interessa nesta lei é: O documento em formato Digital passa a ter o mesmo “valor probatório” da versão em papel ou em microfilme. Isso significa que a empresa, pessoa física ou jurídica, que garantir a guarda da versão digital do arquivo pode destruir a versão em papel.

No seu artigo dez, transcrito abaixo, diz:

Art. 10. A Lei no 12.682, de 9 de julho de 2012 passa a vigorar acrescida do seguinte art. 2º-A:
“Art. 2º-A. Fica autorizado o armazenamento, em meio eletrônico, óptico ou equivalente, de documentos públicos ou privados, compostos por dados ou por imagens, observado o disposto nesta Lei, nas legislações específicas e no regulamento.
§ 1o Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital nos termos estabelecidos no regulamento, o original poderá ser destruído, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação observará o disposto na legislação específica.
§ 2o O documento digital e a sua reprodução, em qualquer meio, realizada de acordo com o disposto nesta Lei e na legislação específica, terão o mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins de direito, inclusive para atender ao poder fiscalizatório do Estado.
§ 3o Decorridos os respectivos prazos de decadência ou de prescrição, os documentos armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente poderão ser eliminados.

Existem basicamente quatro grupos de Documentos gerados nas empresas:

Documentos Regulatórios: Normalmente relacionados a obrigações legais, quer sejam no ambiente fiscal/tributário, quer sejam quanto a obrigações de ordem trabalhista e social. Esse grupo particularmente deve respeitar uma guarda específica com uma escala de tempo de permanência e localização do documento, para efeito de fiscalização;

Documentos Operacionais: São documentos produzidos ao longo de processos diários das empresas e que constituem a base de dados necessária ao funcionamento da empresa; esses documentos não seguem rigores legais, mas servem para dirimir questões de ordem financeira e contratual das empresas em relação ao “negócio”, tais como compras e vendas, faturamento, prestação de contas, etc. São documentos ativos de consulta constante.

Documentos de Controles e Gestão: Basicamente atendem políticas de controle, tais como contratos, base de dados de clientes e fornecedores, auditorias, gestão da qualidade, procedimentos, normatizações, etc. Esses documentos passam por constantes atualizações, sendo a acessibilidade e os controles de atualizações sua maior relevância. E, finalmente;

Documentos Institucionais e de Conhecimento Tecnológico: São documentos particularmente importantes para a empresa e devem ter um tratamento diferenciado e permanente, como um acervo preciso e atemporal.

Pode-se facilmente compreender a importância de cada grupo de documentos e os riscos que uma má gestão desses arquivos pode trazer para a empresa ou o negócio. Prejuízos financeiros, de ordem legal, de danos à imagem ou à própria memória da empresa são fonte de preocupação que a obriga a atitudes corporativas distintas.

Talvez estes aspectos de importância, preocupação e segurança tenham construído os paradigmas com os quais lidamos no dia a dia. E quando mudanças ocorrem, tais como as que Lei 13.874 preconiza, as vemos com certa apreensão até digerirmos totalmente para percebermos o quanto de fato se agrega com as novas práticas que a tecnologia pode oferecer.

Muito pouco muda em relação aos conceitos de arquivo e da arquivologia. Todos os quesitos que formam a personalidade dos arquivos permanecem. O que é agregado aos conceitos é a forma e o formato do documento a ser arquivado. Claro! Muda também o ambiente, que passa de pastas, caixas, prateleiras e salas empoeiradas para uma tela, um software e um hardware que substituem com grande vantagem os velhos e insalubres ambientes dos arquivos, além do espaço e da infraestrutura física, que se reduzem a uma fração muito pequena em relação a era anterior.

Três Pilares para uma boa Gestão de arquivos em formato Digital:

1. Criar fluxo de trabalho para produção dos arquivos recorrentes, seguindo a regulamentação e as normas para geração dos arquivos digitais;

2. Manter uma boa infraestrutura de T.I. , própria ou terceirizada, bem como o Hardware e o Software (GED), para garantir a acessibilidade e localização dos arquivos.

3. Manter um bom processo de Backup desses arquivos e um plano de recuperação de dados, em caso de perda dos arquivos principais.

Resta saber: O que fazer com os “Passivos” criados ao longo dos anos ou décadas anteriores, guardados ou armazenados em caixas e caixas de documentos?

Os processos de digitalização envolvem equipamentos, pessoas e uma logística de movimentação dos acervos que não é barata! É preciso fazer contas financeiras e aplicar ao estudo o retorno do investimento (ROI) para decidir se vale a pena ou não mexer com o que está quieto.

A primeira análise deve passar pela curva de demanda, que, para este mercado, está ligada à frequência de consulta aos documentos em função do tempo. Normalmente se consulta mais documentos com até cinco anos. Essa frequência cai bastante à medida que se avança para dez ou quinze anos em diante. Depois se verifica quanto está pagando pela armazenagem, normalmente, por caixas de 20 kg. Por fim, examina-se qual a temporalidade ou quanto tempo ainda tem que se guardar os documentos mais antigos ou o volume que está prestes a ser expurgado. Como um componente extra, não é incomum encontrar todo tipo de “lixo” e, mesmo, documentos em duplicata, pastas e envelopes sem importância, aumentando significativamente os volumes guardados e a quantidade de caixas e, por conseguinte, os valores de armazenagem. Não é exagero dizer que se paga caro para guardar lixo, e esse número pode chegar facilmente a 15 % do valor total.

Preparar um bom projeto de ganhos reais com a gestão dos Arquivos !

Com um bom estudo de custos com arquivamento, levando em conta esses pontos abordados acima, o projeto deve apontar para uma equação, na qual, por exemplo, pode sugerir:
– Digitalizar tudo até dois anos anteriores; até vinte anos de documentação relativa a assuntos trabalhistas; e até cinco anos de documentos fiscais;

– Preservar os documentos históricos da empresa e o acervo técnico relevante que já não tiver sido digitalizado.

– Fazer um trabalho consistente de expurgo dos acervos que ficarão armazenados, jogando fora tudo que não interessa ;

– Montar uma tabela de temporalidade para controlar periodicamente tudo que já pode ser destruído e, finalmente, expurgar tudo que já estiver digitalizado.

Esse Projeto deve mostrar quanto do espaço vai ser economizado em valores relativos a armazenagem, movimentação e custos com consultas; depois apontar uma estimativa com desperdício por retrabalho e, finalmente, as perdas intangíveis, com demandas judiciais e multas pela não apresentação de documentos tempestivamente.

É fácil compreender que toda essa mudança vai trazer,durante uma fase de transição, dúvidas e incertezas. A desconfiança irá ser permeada pelos conservadores reticentes a mudanças. Mas é inevitável ter que se adaptar rapidamente ao que já é realidade no ambiente empresarial e, principalmente, regulamentado por uma nova legislação que acompanha o desenvolvimento tecnológico, não apenas no Brasil mas no mundo. O Conservadorismo é a forma resistente ou artificial de se manter por mais um tempo coisas obsoletas!

Rio de Janeiro, 26 de Setembro de 2019.
Laert Perlingeiro Goulart.

Fontes:

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2019/lei/L13874.htm

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_Ato2015-2018/2018/Lei/L13709.htm

http://www.in.gov.br/web/guest/materia/-/asset_publisher/Kujrw0TZC2Mb/content/id/57221806/do1-2018-12-28-lei-n-13-787-de-27-%20de-diciembre-de-2018-57221499

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2012/Lei/L12682.htm

SOBRE O AUTOR

“Laert Perlingeiro Goulart, é Engenheiro Civil formado pela Universidade Católica de Petrópolis, atuou como empresário da construção civil até 2005 quando tornou-se executivo de uma empresa de Logística, onde atuou ate 2017. Hoje é executivo de uma empresa de T.I. voltada para tecnologia de gestão de documentos, arquivos digitais e backup. Nas horas vagas gosta de tirar fotos e apreciar uma boa cerveja artesanal e compartilha isso no seu Instagram @laert.goulart“