O que você precisa saber sobre Digitalização!

Algumas dicas importantes para ajudá-lo a entender os indicadores de produtividade dos serviços de Digitalização!

O mundo está se transformando rapidamente em uma “rede-digital-globalizada”! Praticamente tudo vai sendo incorporado no ambiente “www” – é a materialização do conceito Internet-de-todas-as-coisas! Isso significa que objetos que antes eram inanimados, tais como, eletrodomésticos, automóveis, máquinas, equipamentos, móveis, e tudo em fim, estarão conectados, e mais, irão interagir, se comunicar e até mesmo “pensar”!
Com esta transformação: Atividades, trabalho & emprego, meios de subsistência, irão se transformar na mesma velocidade, sendo assim, processos, projetos, fluxos de trabalho, e a velha burocracia, mudam dentro do mesmo turbilhão.
É uma quantidade infinita de APPs e APIs sendo aperfeiçoados para auxiliar em praticamente todas as atividades humanas! Os poderosos “Sistemas” integrados trabalhando em conectividade total a estes aplicativos, são softwares que prestam serviços instantâneos, sob demanda; é o mundo dos SaaS ( Software as a Service ) que executam as tarefas como uma espécie de “terceirização” das rotinas e processos dentro das empresas, também nas atividades pessoais dos usuários.

Uma Onda de Mudanças!

Nesta onda de mudanças, as antigas práticas cotidianas, que estavam apoiadas em “documentos” na velha mídia “Papel”, vem sendo substituída pelos arquivos digitais, composto de bytes e, que são arquivados em formatos sistêmicos, tais como “.docx”; .”xlsx”; “.PDF”; “.JPEG”; “.DWG” etc. São os antigos formulários, memorandos, contratos, prontuários, dossiers, imagens, enfim, tudo que era criado em papel, e que agora nasce já em ambiente digital, dentro dos softwares. Todos estes bytes depois de formatados, são direcionados para Storages, HDs, ou mesmo para a “Nuvem” da tal “rede-digital-globalizada”, onde ficaram armazenados prontos para serem consultados ou processados pelos softwares!

Mas, e o que foi criado em papel e ainda está ativo e arquivado ? – E os processos que ainda não foram migrados totalmente para o meio digital? Com certeza existe uma quantidade muito grande de documentos arquivados em meio físico (papel), que precisa ser mantido.
Manter isto em papel, no ambiente digital, vai se tornando cada vez mais obsoleto e ultrapassado! O papel vai se transformando em um “peixe fora d’água”, uma carroça trafegando em uma via expressa de alta velocidade!

Estamos Vivendo uma fase de Transição!

Eu chamo esse momento de transição! Enquanto ainda existirem documentos em papel sendo arquivados ou produzidos, será preciso haver os processos de conversão do conteúdo do papel para o formato digital.

Digitalização de Documentos!

O objetivo deste artigo é trazer ideias para quem precisa deste tipo de serviço e que ainda desconhece alguns indicadores específicos desta atividade, que podem causar certas surpresas na hora de contratar ou, de compreender suas peculiaridades.

O processo de Digitalização é orientado por um fluxo de trabalho que segue esta linha mestra:

1. A Preparação e Higienização dos documentos.

– É a organização inicial dos documentos, separando por uma ordem pré-estabelecida e, que deve receber um tratamento de limpeza, retirada de grampos, clips, etc; – a retificação dos documentos, uma pré-avaliação e, a escolha do processo de digitalização (escaneamento), destes documentos. Neste processo se separa as páginas com uma folha separadora (folha patch), que determinará a formação (separação) do arquivo digital que será formatado pelo processo de escaneamento;

2. A Digitalização propriamente dita.

– É o processo de escaneamento das imagens separadas no preparo. Caso os documentos estejam em condições adequadas, pode-se utilizar um scanner de tração, ou seja, um equipamento muito rápido, que escaneia um lote de documentos, frente e verso, automaticamente, e aquelas “folhas patch”, separam os lotes em arquivos (pdf. jpeg, tiff, etc.), no sistema de captura de imagem. Caso os documentos não estejam adequados ou, sejam de formato ou espessura inadequados ao processo de “tração”, cada página deverá ser escaneada individualmente, uma-a-uma.

3. A Indexação.

– Esse processo é a inserção de informações digitadas no sistema, para identificação do arquivo digitalizado. Algumas informações ficam aparentes, como o nome do arquivo, outras ficam inseridas digitalmente nos bytes do arquivo, uma espécie de DNA do arquivo, que é chamado de metadados e, que será a forma de se localizar este arquivo quando for necessário. Todo este processo deve ser realizado através da digitação de caracteres no arquivo, em um processo sistêmico. Consegue-se algum nível de automação na indexação, mas o processo ainda tem que ser feito por um digitador. A depender da quantidade de informação a ser digitada e, a quantidade de caracteres pode extrapolar a casa da centena de milhares de digitações.

4. A Renderização.

– Os documentos digitalizados são gerados em um tipo especifico de arquivo, .TIFF, que não é muito usual para processos de arquivamento e consulta. Normalmente depois são convertidos em .PDF ou .JPEG, conforme especificações. Esse processo é automático, contudo pode levar algum tempo considerando o tamanho e a qualidade das imagens após a digitalização.

5. O UPLOAD.

– É a transferência dos arquivos digitalizados para um GED (Gerenciador Eletrônico de Documentos) – Normalmente os GEDs são SaaS, interligados via Web, em algum serviço de Nuvem ou em Datacenter, de modo que fique online e disponível aos usuários cadastrados, para ter acesso as informações;

6. A Remontagem dos Documentos.

– Trata-se do processo manual de recompor os documentos em papel, em sua configuração original, de modo que sejam acondicionados em caixa para arquivamento permanente.

OBS: Existem peculiaridades e características específicas para cada caso, onde, por exemplo, pode se descartar os documentos após a digitalização; pode se transferir os arquivos para uma HD ou outro tipo de Mídia offline e por ai vai. Mas em linha geral são estes os processos.

Contudo, o que apenas os prestadores de serviço têm familiaridade, são os tempos-e-movimentos para execução de um trabalho de digitalização, e na hora que um “leigo” contrata um serviço destes, muitas vezes corre o risco de se assustar com os valores que podem ser atingidos quando o planejamento não é adequado!

A seguir, uma tabela de produtividade, simulando um lote de 1000 imagens (mais ou menos uma caixa tipo “box”), com documentos variados, antigos, com grampos, clipes e, formatos diferentes.

Tabela: Medição de Produtividade Operacional – acervo técnico do autor.

Com estas informações podemos observar que os vilões do uso do tempo dos operadores, são: a Preparação e, a Remontagem; seguido da Indexação, uma vez que existe um “drive” de cobrança para esta atividade. Indexadores muito extensos ou complexos podem aumentar muito o valor do projeto! – Confie no OCR ( Optical Caractere Recognition, ou em tradução literal, reconhecimento óptico de caracteres), dos softwares de captura, eles reconhecem fontes padrão e convertem em caracteres pesquisáveis, a maioria dos textos datilografados ou impressos em letra de imprensa.
Outros processos que podem fugir do controle são: a Digitalização Pagina-a-pagina, que tem baixa produtividade e, o UPLOAD para o GED, porque depende do software escolhido e, também da banda de internet dedicada.

Cinco dicas Importantes para definir um bom Projeto de Digitalização:

1. Avalie bem o acervo a ser digitalizado, pense no volume e na frequência de consultas aos arquivos e, na importância do acervo a ser digitalizado.

2. Faça uma boa triagem dos documentos, elimine obsoletos e vencidos, defina o montante a ser digitalizado e, o que pode permanecer em formato de papel. Lembre-se que alguns documentos já existem em formato digital, foram impressos por questões burocráticas e, certos arquivos documentais contém várias cópias do mesmo documento; verifique a existência de páginas apagadas e, anexos ou memorandos sem importância, grampeados ao documento.

3. Estabeleça um bom plano arquivístico e, otimize os indexadores de localização, com foco em reduzir o número de caracteres a serem digitados manualmente.

4. Planeje um cronograma de execução, que pode ser de 06 a 12 meses, priorizando os que tem mais demanda de consulta ou importância. Verifique os recursos disponíveis para adequar, mão de obra e, capacidades, para não desperdiçar estes recursos, favorecendo o fluxo-de-caixa da empresa.

5. Descarte o máximo de documentos após o processo de Digitalização, evitando a remontagem e, a posterior armazenagem de documentos que são validos em formato digital;

Seguindo estas dicas, o volume de documentos a ser digitalizado, pode cair para 20 a 30 % do total, e o plano de execução pode viabilizar economicamente um Projeto, que inicialmente poderia ser impensável!

Rio de Janeiro, 20 de Dezembro de 2019.
Laert Perlingeiro Goulart.

Fontes

https://pt.wikipedia.org/wiki/Metadados

https://www.emarketer.com/chart/222738/net-digital-ad-revenue-share-worldwide-by-company-2016-2020-of-total-billions

https://www.bbvaopenmind.com/en/technology/digital-world/the-internet-of-everything-ioe/

http://fazenda.gov.br/sei/publicacoes/cartilha-digitalizacao-de-documentos

SOBRE O AUTOR

“Laert Perlingeiro Goulart, é Engenheiro Civil formado pela Universidade Católica de Petrópolis, atuou como empresário da construção civil até 2005 quando tornou-se executivo de uma empresa de Logística, onde atuou ate 2017. Hoje é executivo de uma empresa de T.I. voltada para tecnologia de gestão de documentos, arquivos digitais e backup. Nas horas vagas gosta de tirar fotos e apreciar uma boa cerveja artesanal e compartilha isso no seu Instagram @laert.goulart“