10 dicas para organizar os documentos da sua empresa

A organização de documentos em empresas é indispensável para otimizar o tempo

O grande volume de arquivos gerados por uma organização é impressionante, afinal as movimentações devem ser registradas para garantir o controle interno da equipe responsável pela gestão. Entretanto, grande número de arquivos é um problema quando não há uma organização eficaz dos documentos da sua empresa.

Além de dificultar o acesso às informações necessárias, os funcionários perdem tempo ao procurar o que desejam em uma pilha de arquivos que não estão separados. A falta de organização eficaz dos documentos da sua empresa, de fato, é uma grande dor de cabeça, mas que pode ser resolvida com algumas atitudes.

Organize os documentos da sua empresas com estas 10 dicas

1. Concentre os documentos em um único local
   Ter todos os documentos reunidos em um ambiente apropriado é o primeiro passo para otimizar a busca e facilitar a organização, pois assim os funcionários não terão problema ao buscá-los.
2. Categorize os arquivos
   Contratos com novos clientes não podem estar misturados com folhas de pagamento e demais obrigações fiscais a serem cumpridas. Desse modo, tenha um sistema de categorização dos arquivos para evitar confusão.
3. Faça o registro assim que possível
   Ao fechar um novo contrato ou contratar um colaborador, não deixe de catalogar os documentos gerados por esses e demais processos assim que possível. Isso ajuda na organização eficaz dos documentos da sua empresa.
4. Invista na Digitalização e Guarda Gerenciada de documentos
   A tecnologia pode ser utilizada também para transformar arquivos físicos em digitais para facilitar a busca da equipe. Esse processo é feito por uma empresa especializada em Digitalização e Guarda Gerenciada de Documentos.
5. Organização Arquivística é essencial
   Quando há um grande volume de documentos, a melhor saída é contratar uma empresa para ajudar na organização eficaz dos documentos da sua empresa. Organizações especializadas trabalham com a Organização Arquivística profissional e atendem diversos segmentos.
6. Faça Backup na Nuvem
   O armazenamento na nuvem beneficia as empresas e ajuda a evitar a perda de dados importantes. Por isso, se você deseja manter a organização eficaz dos documentos da sua empresa, faça o Backup na Nuvem.
7. Contrate a Destruição e Reciclagem de Documentos
   A produção de arquivos é algo comum, afinal é importante ter o controle de todos os processos de uma empresa. Entretanto, alguns documentos ficam defasados ao longo do tempo. Para descartá-los com segurança, invista na Destruição de Documentos e não tenha problemas com o acúmulo de papel.
8. Tenha uma rotina de cuidados com os documentos
   A organização eficaz dos documentos da sua empresa só é mantida quando as etapas de busca, consulta e devolução dos arquivos são integradas. Por isso, estimule os colaboradores a devolver os documentos para o local para evitar problemas com a desorganização.
9. Qualifique a sua equipe
   Além de contratar medidas para facilitar a organização eficaz dos documentos da sua empresa, não esqueça também de qualificar seu time para que os colaboradores consigam encontrar os arquivos com facilidade.
10. Invista em medidas de segurança
    Os arquivos de uma empresa contêm informações importantes que devem ser protegidas a todo custo. Nesse sentido, a segurança dos documentos não podem ser negligenciada. Invista em medidas de proteção adequadas.

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Somos uma empresa especializada na guarda de mídias físicas e digitais. Não tenha dúvidas de que a RioOffsite está aqui para te ajudar, pois temos serviços pontuais para facilitar a organização eficaz dos documentos da sua empresa. Entre em contato com o nosso time e solicite o seu orçamento.