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10 dicas para organizar os documentos da sua empresa
A organização de documentos em empresas é indispensável para otimizar o tempo
O grande volume de arquivos gerados por uma organização é impressionante, afinal as movimentações devem ser registradas para garantir o controle interno da equipe responsável pela gestão. Entretanto, grande número de arquivos é um problema quando não há uma organização eficaz dos documentos da sua empresa.
Além de dificultar o acesso às informações necessárias, os funcionários perdem tempo ao procurar o que desejam em uma pilha de arquivos que não estão separados. A falta de organização eficaz dos documentos da sua empresa, de fato, é uma grande dor de cabeça, mas que pode ser resolvida com algumas atitudes.

Organize os documentos da sua empresas com estas 10 dicas
- Concentre os documentos em um único local
Ter todos os documentos reunidos em um ambiente apropriado é o primeiro passo para otimizar a busca e facilitar a organização, pois assim os funcionários não terão problema ao buscá-los. - Categorize os arquivos
Contratos com novos clientes não podem estar misturados com folhas de pagamento e demais obrigações fiscais a serem cumpridas. Desse modo, tenha um sistema de categorização dos arquivos para evitar confusão. - Faça o registro assim que possível
Ao fechar um novo contrato ou contratar um colaborador, não deixe de catalogar os documentos gerados por esses e demais processos assim que possível. Isso ajuda na organização eficaz dos documentos da sua empresa. - Invista na Digitalização e Guarda Gerenciada de documentos
A tecnologia pode ser utilizada também para transformar arquivos físicos em digitais para facilitar a busca da equipe. Esse processo é feito por uma empresa especializada em Digitalização e Guarda Gerenciada de Documentos. - Organização Arquivística é essencial
Quando há um grande volume de documentos, a melhor saída é contratar uma empresa para ajudar na organização eficaz dos documentos da sua empresa. Organizações especializadas trabalham com a Organização Arquivística profissional e atendem diversos segmentos. - Faça Backup na Nuvem
O armazenamento na nuvem beneficia as empresas e ajuda a evitar a perda de dados importantes. Por isso, se você deseja manter a organização eficaz dos documentos da sua empresa, faça o Backup na Nuvem. - Contrate a Destruição e Reciclagem de Documentos
A produção de arquivos é algo comum, afinal é importante ter o controle de todos os processos de uma empresa. Entretanto, alguns documentos ficam defasados ao longo do tempo. Para descartá-los com segurança, invista na Destruição de Documentos e não tenha problemas com o acúmulo de papel. - Tenha uma rotina de cuidados com os documentos
A organização eficaz dos documentos da sua empresa só é mantida quando as etapas de busca, consulta e devolução dos arquivos são integradas. Por isso, estimule os colaboradores a devolver os documentos para o local para evitar problemas com a desorganização. - Qualifique a sua equipe
Além de contratar medidas para facilitar a organização eficaz dos documentos da sua empresa, não esqueça também de qualificar seu time para que os colaboradores consigam encontrar os arquivos com facilidade. - Invista em medidas de segurança
Os arquivos de uma empresa contêm informações importantes que devem ser protegidas a todo custo. Nesse sentido, a segurança dos documentos não podem ser negligenciada. Invista em medidas de proteção adequadas.
Fale com a RioOffsite e tenha sucesso na organização eficaz dos documentos da sua empresa
Somos uma empresa especializada na guarda de mídias físicas e digitais. Não tenha dúvidas de que a RioOffsite está aqui para te ajudar, pois temos serviços pontuais para facilitar a organização eficaz dos documentos da sua empresa. Entre em contato com o nosso time e solicite o seu orçamento.
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