A quem interessa a guarda de Papel?

Haveria um mito em torno de se manter uma versão em papel para documentos digitalizados?

O futuro chegou mais rápido que nós imaginávamos… Isso é fato! Basta olhar ao redor e ver como o “Universo Digital” tomou conta de nossas vidas. Como imaginar uma vida normal sem seu smartfone? Sem acessar as mídias sociais? As ferramentas de troca de mensagens, tais como WhatsApp, dominaram o cenário atual. Os nem tão velhos e-mails já estão resumidos a algumas poucas formalidades. Outros formatos de comunicação já sucumbiram… Pense em algo como um “Memorando”! A maioria das pessoas nem sabe o que é. Talvez, os mais antigos saibam, contudo deverão ter que puxar da memória, uma vez que esse tipo de formato desapareceu há décadas. Como curiosidade, pense em um e-mail de papel, com os campos para preencher tipo, assunto, data, de fulano, para beltrano… era um texto, muitas vezes, escrito à mão. O mais legal… não tinha uma tecla “send”. O papelzinho tinha de ser entregue pessoalmente ou pelas mãos de um Boy (office-boy) e depois ia para uma pasta e logo, logo para uma caixa “box” no arquivo-morto.

Junto com a tecnologia, caminharam a evolução dos documentos em formato digital, as ferramentas e os equipamentos para editar os bytes e transformá-los em imagens possíveis de serem geradas, processadas, visualizadas, transportadas, arquivadas e preservadas. Tamanha foi a força desses mecanismos de processamento e arquivamento que o nome mais comum para essa imagem digital convertida é “arquivo”. Tudo interligado como que por acaso, mas

Nada é por acaso!

O “arquivo” é uma imagem de um documento que deve ser preservado para ser acessado no futuro. Para tanto, deve ficar arquivado.

Mas, muito antes disso, em um contexto de aprimoramento dos controles e regulamentações dos organismos, que chamamos de “Estado”, no sentido de um ente que governa uma população, segue-se toda uma formatação de documentos importantes, quais sejam: comprovantes de pagamento, recibos, contratos, relatórios informativos, entre milhares de outros. Toda uma massa de informações tão relevantes deve ficar guardada para ser usada como matéria de comprovação ao agente, para dirimir questões, muitos anos depois de sua geração.

O Estado disciplinou regras e leis específicas para gestão e arquivamento desses documentos. Entre as regras, estabeleceu que um determinado documento deve ser preservado por prazos distintos, por exemplo, cinco anos para uns, para outro tipo, por 20, 30 anos ou, mesmo, ser guardado permanentemente. Entretanto,

Por que o documento deve ficar guardado?

Ora! O “Estado” vai querer ver, fiscalizar se está tudo em dia. Para isso, criou artifícios de peso para fazer valer sua ordem… e ai de quem não a cumpra! A mão pesada vem em forma de multas financeiras que fazem tremer os mais valentes.
Toda essa pressão sobre os “atores” que dependem desses mecanismos, ou seja, contribuintes, pagadores de contas, entre outros, personificados em pessoas físicas, jurídicas, de direito privado ou publico, que devem cumprir as suas obrigações legais.

O Medo!

Esse contexto de regulação, sob a pena da lei, criou o instinto de preservação, um tipo de “medo”, que fez com que todo um padrão para guarda e arquivamento desses documentos fosse formatado, e um mercado para a Guarda de Documentos se consolidasse no mundo civilizado!

Acontece que, de volta ao futuro, toda a tecnologia a serviço da modernidade substituiu o ancestral documento, no formato de papel, pelo seu Avatar Digital. Criou-se a imagem que espelha o retrato do documento, ou seja, uma versão feita de bytes, o qual traduz o que está no papel.

Junto com essa maravilha tecnológica, surgiu todo um conjunto de coisas para dar o valor necessário: equipamentos para criar e ver as imagens, sistemas de edição e formatação para que pudessem ser geradas e visualizadas, padrões e segurança que impedissem a falsificação ou adulteração desses documentos e, por fim, a certificação, cuja função possibilita carimbar, assinar e comprovar a veracidade e a tempestividade (quando a data de criação atende em tempo, para análise).

Todo esse processo está regulamentado no Brasil pelo Conarq, através do documento e-Arq. , e a certificação é possível por meio do ICP-Brasil (Instituto de Chaves Públicas do Brasil). Além dessa normatização, existe um conjunto de leis, das mais diversas naturezas, que disciplinam e regulam o processo de criação, validação e autenticidade desses documentos, arquivos e dados.

Na medida em que todo esse novo mundo se consolida e passa a fazer parte do nosso cotidiano, o qual estamos já tão familiarizados e adaptados, nos resta lembrar dos velhos documentos de papel, armazenados desde tempos passados, em velhos galpões empoeirados.

A lei 12.682 de 09/07/2012 – Lei da Digitalização.

Como já era de se esperar, em um momento de pura vanguarda, a MP 881 de 30/04/2019, em seu inciso X do artigo 3º, equipara o documento digital ao físico(papel), para todos os fins e efeitos legais. Essa relação já estava implícita na lei 12.682 de 09/07/2012, que foi atualizada pela mesma MP 881, na qual se verifica a inclusão do texto que diz: uma vez que o documento em papel for digitalizado nos padrões legais, vide e-arq do Conarq, o mesmo poderá ser descartado.

Essa mudança tem a força de ir além da quebra de um velho paradigma, já que alcança a derrubada do Mito de que é indispensável a guarda da versão em papel, independente de ter a versão digitalizada do mesmo documento. Décadas de apreensão deixaram como legado a insegurança de descartar documentos antigos em papel. Isso me faz lembrar uma velha “estória” que dizia: “Um assistente pergunta ao velho e experiente advogado se poderia jogar fora um monte de papéis velhos que estavam dentro de caixas guardadas no arquivo-morto do escritório, e o velho “causídico” responde: – Meu filho, pode! Mas tira cópia autenticada de tudo antes de jogar fora!”

Toda a legislação está avançando rapidamente, no sentido de criar a segurança jurídica e fiscal para realizar todos os procedimentos via análise digital, por meio de softwares de gestão eletrônica de documentos (GED), para localização, rastreabilidade, cruzamento de dados, de modo que já se percebe um interesse por parte do agente público em fazer seu trabalho usando essas ferramentas em vez de ficar debruçado sobre montanhas de papel mofadas e empoeiradas, vasculhando, linha a linha, as informações de que precisa.

Conforme pode ser visto na PORTARIA Nº 211, DE 11 DE ABRIL DE 2019, que dispõe sobre a assinatura e a guarda eletrônicas dos documentos relacionados à segurança e saúde no trabalho, assinada pelo Secretário Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, o seu artigo 3o, se refere à fiscalização dos documentos. Em síntese, o paragrafo informa que o fiscal deve estar pronto para executar seu trabalho, analisando documentos em papel, caso a empresa não os tenha em versão digital.

Essa portaria trata da mão inversa do assunto, no qual passa a ser mais importante ter o documento em formato digital em detrimento do seu ancestral em papel.

Cabe ainda mencionar que, no mundo moderno, uma gama enorme de documentos, dos mais variados fins e para atender a todas as esferas da administração pública e privada, já nasce digital… são os documentos chamados “natudigitais”, os quais jamais serão impressos em papel. Esse detalhe quebra a argumentação de um futuro em que se persistirá o papel como forma dominante dos arquivos de guarda temporária ou permanente.

A quem interessa a guarda de documentos em papel?

Sem querer fazer trocadilhos infames, vamos fechar a “caixa-preta” do assunto “Guarda de caixas contendo documentos em papel”. Deixo aqui uma reflexão: A quem interessa a guarda dos documentos em Papel, uma vez que a tecnologia evoluiu, e os processos, cartórios, tribunais, agentes públicos, órgãos de fiscalização já estão prontos para ver o mundo sob uma óptica digital?!

Fontes:

http://www.siga.arquivonacional.gov.br/images/publicacoes/e-arq.pdf
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2019/Mpv/mpv881.htm
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2012/lei/l12682.htm
http://www.in.gov.br/web/guest/materia/-/asset_publisher/Kujrw0TZC2Mb/content/id/71296699/do1-2019-04-12-portaria-n-211-de-11-de-abril-de-2019-71296500
https://www.iti.gov.br/icp-brasil

SOBRE O AUTOR

“Laert Perlingeiro Goulart, é Engenheiro Civil formado pela Universidade Católica de Petrópolis, atuou como empresário da construção civil até 2005 quando tornou-se executivo de uma empresa de Logística, onde atuou ate 2017. Hoje é executivo de uma empresa de T.I. voltada para tecnologia de gestão de documentos, arquivos digitais e backup. Nas horas vagas gosta de tirar fotos e apreciar uma boa cerveja artesanal e compartilha isso no seu Instagram @laert.goulart“