Como o serviço de digitalização de documentos pode contribuir com as empresas na adesão ao e-Social

O SERVIÇO DE DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS PODE CONTRIBUIR  COM AS EMPRESAS NA ADESÃO AO E-SOCIAL

O Brasil está entrando de forma irreversível no “Mundo Digital”. Toda a “Máquina- regulatória” do Governo está se adaptando e migrando para esse contexto em um tempo muito curto. Desde 2016, está sendo implantado o e-Social, que é um sistema unificado para apresentação das obrigações regulatórias, no qual toda pessoa, física ou jurídica, tem que prestar ao Estado através da declaração unificada que será transmitida via web, de forma instantânea, contendo as informações trabalhistas dos empregados e das empresas.

Essas informações serão encaminhadas diretamente ao INSS (Instituto Nacional do Seguro Social), MT (Ministério do Trabalho), CEF (Caixa Econômica Federal), RF (Receita Federal), entre outros. Entretanto, essas informações declaradas aos órgãos reguladores, por meio do e-Social, em algum momento futuro, poderão ser auditadas ou fiscalizadas por algum dos órgãos citados e, nesse momento, o documento comprobatório deverá ser apresentado, sob pena de multas pesadas ao declarante.

 

Ao contrário do que alguns gestores pensam, uma vez que a declaração tenha sido lançada no portal, não cessam as obrigações e riscos fiscais tributários. A regulamentação e a implantação do e-Social não substituem ou neutralizam as obrigações de guarda física dos documentos, que forneceram os dados para implantação das declarações no portal e-Social. É preciso respeitar a legislação vigente e manter os documentos arquivados, segundo as tabelas de temporalidade de cada documento.

 

O e-Social, além das questões apontadas pelo Governo que preconizam benefícios aos trabalhadores, e agilidade para tomadas de decisões institucionais a partir de dados reais, traz em seu conjunto um aspecto de rigor tributário e de exigências por parte dos agentes regulatórios do Governo. Trata-se de um mecanismo de fiscalização eficiente, tecnológico e ultra processador de dados que é capaz de cruzar informações, disparar ações de controle e monitoramento fiscal, abrangendo a totalidade das empresas formais, bem como de qualquer pessoa que contrate formalmente um empregado.

Não se pode deixar de observar que a implantação do e-Social é um fator de elevação do risco fiscal e tributário, fato que também deve elevar, pelos gestores, os graus de controle da gestão arquivista dos documentos. “O Decreto nº 8373/2014 instituiu o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (E-Social). Por meio desse sistema, os empregadores passarão a comunicar ao Governo, de forma unificada, as informações relativas aos trabalhadores, como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o FGTS.

A transmissão eletrônica desses dados simplificará a prestação das informações referentes às obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, de forma a reduzir a burocracia para as empresas. A prestação das informações ao e-Social substituirá o preenchimento e a entrega de formulários e declarações separados a cada ente.

 

A implantação do e-Social viabilizará garantia aos diretos previdenciários e trabalhistas, racionalizará e simplificará o cumprimento de obrigações, eliminará a redundância nas informações prestadas pelas pessoas físicas e jurídicas, e aprimorará a qualidade das informações das relações de trabalho, previdenciárias e tributárias. A legislação prevê ainda tratamento diferenciado às micro e pequenas empresas.

 

A obrigatoriedade de utilização desse sistema para os empregadores dependerá de Resolução do Comitê Gestor do e-Social, conforme decreto 8373/2014, que definirá o cronograma de implantação e transmissão das informações por esse canal.

O projeto e-Social é uma ação conjunta dos seguintes órgãos e entidades do governo federal: Secretaria da Receita Federal do Brasil – RFB, Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social – INSS e Ministério do Trabalho – MTb”. Alguns documentos e os prazos que devem ser mantidos arquivados.

 

TABELA DE TEMPORALIDADE PARA DOCUMENTOS ARQUIVADOS.

DOCUMENTOS

PRAZO DE GUARDA

e-SOCIAL

DOC 1

1

DARF Retenções (PIS/COFINS/IRF/CSLL)

05 anos

 

Sim

2

DARF PIS/Folha

10 anos

 

Sim

3

DIRF

05 anos

SIM

 

4

Exames Médicos (Admissão, Demissão e Periódico)

20 anos

 

Sim

5

GFIP (FGTS – RE / GR)

35 anos

SIM

 

6

Folha de Pagamento

35 anos

SIM

Sim

7

Folha de Ponto

05 anos

SIM

Sim

8

Formulário CAGED

10 anos

SIM

 

9

GR Contribuição Sindical / Assistencial

05 anos

 

Sim

10

GPS

05 anos

SIM

Sim

11

Holerites / Recibos de Pagamentos

05 anos

 

Sim

12

Laudo PPRA

20 anos

 

Sim

13

Livro de Inspeção do Trabalho

Permanente

 

Sim

14

Processos Trabalhistas

Permanente

 

Sim

15

Livro de Registro de Empregados

Permanente

SIM

Sim

16

RAIS

Indeterminado

SIM

Sim

17

Recibo de Vale Refeição

06 anos

 

Sim

18

Recibo de Vale Transporte

06 anos

 

Sim

(Doc 1) Documento Gerado em papel, com passivos históricos que devem ser guardados

Alguns documentos e os prazos que devem ser mantidos arquivados.

O mercado percebe a terceirização de atividades específicas como um grande aliado na complementação de suas rotinas e processos internos, principalmente, no que diz respeito à segurança, à responsabilidade e à qualidade na entrega do resultado.

Atribuir responsabilidade e compartilhar o compromisso, sem onerar a empresa contratante com equipamentos, infraestrutura, sistemas e pessoas, para realização dessas atividades, é uma ação extremamente importante.

Ao selecionar um parceiro que reúna as competências certas, a empresa se vale de uma ferramenta importante que colabora para o processo, mantendo o mesmo grau de comprometimento de um departamento da própria empresa contratante.

SOBRE O AUTOR

“Laert Perlingeiro Goulart, é Engenheiro Civil formado pela Universidade Católica de Petrópolis, atuou como empresário da construção civil até 2005 quando tornou-se executivo de uma empresa de Logística, onde atuou ate 2017. Hoje é executivo de uma empresa de T.I. voltada para tecnologia de gestão de documentos, arquivos digitais e backup. Nas horas vagas gosta de tirar fotos e apreciar uma boa cerveja artesanal e compartilha isso no seu Instagram @laert.goulart

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