GESTÃO DE DOCUMENTOS: Será que sabemos o que fazer!?

Um Case de sucesso e algumas dicas que servirão para auxiliar na tomada de decisão.

Em minhas conversas com os agentes comerciais especialistas em serviços de Gestão de Documentos, a mais frequente situação reportada é a solicitação, por parte dos clientes, de uma solução “prática e barata” para se livrar de problemas com montanhas de caixas e pastas com documentos. É comum a solicitação de uma proposta para guardar as caixas do jeito que estão ou, mesmo, a pseudo-tecnológica simplista “quero digitalizar tudo!”

Quero Digitalizar Tudo!

Não incomum os clientes nem darem ouvidos ao que os agentes comerciais têm a dizer, muitas vezes as cotações são feitas via e-mail ou telefone, e o solicitante nem quer conversar, quer apenas uma proposta. Esse fenômeno acontece frenquentemente em dois casos: quando o solicitante é do setor de compras da empresa e não entende muito sobre as necessidades e as demandas que a equipe de gestão de documentos requer; ou quando quem solicita é quem está no dia a dia, mas precisa se reportar a um setor administrativo-financeiro ou, ainda, a uma diretoria que também não entende ou não está preocupada com as rotinas – mas um dia a coisa complica e escala os andares superiores da empresa, chegando no “Olimpo”! Com isso, a empresa tem um grande prejuízo porque não encontrou um documento muito importante, quer seja para atender a uma exigência do fisco ou de algum órgão regulador, quer seja para atender a questões trabalhistas.

Como “filho feio não tem pai” e “depois da casa roubada, cadeado na porta…”, nessa hora é um corre-corre para buscar soluções, como eu dizia a pouco, “práticas e baratas”. A coisa acaba no dilema: custos com gestão x riscos intangíveis.

Custos com Gestão x Riscos Intangíveis

Como prever que dentro de cinco ou dez anos vai acontecer alguma demanda que requeira a localização de algum documento e, pior, como admitir que nessa hora, lá num futuro incerto, não se irá encontrar o tal documento de “vida ou morte”?

O chefe mandou ver o que fazer com essas caixas cheias de papel velho, quer saber quanto vai custar para dar “um jeito” nisso e a certeza de encontrar os documentos quando precisar. Voltamos às questões corriqueiras dos agentes comerciais – o cliente quer digitalizar tudo!
Vamos a um caso prático e bastante comum. O cliente tem uma quantidade de caixas com documentos diversos, essas caixas têm uma ordem e uma identificação particular de cada empresa; então, eles pedem um orçamento para digitalizar, por exemplo, o conteúdo de 100 caixas tipo “box”, ou seja, cerca de 80 mil documentos. Considerando a higienização, a preparação dos documentos, a digitalização em si e a remontagem, teremos um custo médio de R$ 0,25 (1) por imagem, ou seja, um valor total de R$ 20 mil – Até eu cairia duro pra trás! – E surgem nessa hora todas as perguntas normais em casos desse tipo:

– Será que vale a pena fazer esse investimento, já que nem sabemos se teremos outra demanda desse tipo?

– Será que não foi azar não ter encontrado os documentos que precisávamos, e não seria o caso de trocar a pessoa que cuida dos arquivos?

– Se a solução for digitalizar, o que fazemos com os documentos após a digitalização; continuaremos gastando para armazenar essas caixas velhas?

– Precisamos digitalizar tudo mesmo? Não existe outra opção?

Mas para quem devemos fazer essas perguntas e termos respostas técnicas de alguém que entenda desse negócio?… Precisamos consultar algum especialista?

Uma Consultoria especializada e de graça!

É verdade! “Não existe almoço de graça”, mas, tendo tempo para conversar com um desses agentes comerciais, se poderá obter respostas para essas perguntas e outras mais frequentes desse seguimento. Assim, avaliar melhor as alternativas e escolher uma adequada ao seu negócio, sem precisar contratar uma consultoria ou algo assim.

Há alguns anos, o CEO de um Grupo ligado ao mercado de automóveis me chamou para uma consulta nesse assunto. Eles tinham mil e duzentas caixas box contendo documentos de diversos setores da empresa e de filiais, etc.; caixas com documentos com mais de trinta e cinco anos de história da empresa, tudo em uma sala de 80m² só para essa finalidade. Era chamada de “arquivo morto”. A empresa estava de mudança para uma nova sede e já não queriam mais disponibilizar um espaço só para isso. Claro que haviam outras questões mais importantes envolvidas, questões de risco, dado um histórico de demandas Trabalhistas, de INSS e Fiscais que causaram algum transtorno. No caso desse Grupo Empresarial, tudo estava muito bem organizado, apesar da poeira e do envelhecimento pelo tempo. Como disse, já tinham tido problemas e prejuízos, em alguns casos, onde não se encontrou o que se estava procurando, contudo, pelo relato do CEO, não haviam sido muitos nesses quase quarenta anos de existência do Grupo.

O Advogado desse Grupo Empresarial recomendou que eles digitalizassem tudo. Sem entrar em detalhes, esse advogado disse que fazia isso com muita facilidade no escritório dele. O Grupo chegou a começar a fazer o trabalho hercúleo e concluiu que levaria 10 anos para terminar ou teria que investir em pessoas e equipamentos. A Contadora Chefe do Grupo chamou um Bureau de Digitalização para dar um orçamento para terceirizar esse processo, um BPO (2), como se diz hoje em dia. O custo do BPO ficou na ordem de 300 mil reais (na época). Quando a empresa se deparou com esse custo de investimento, logicamente, parou o projeto. Esse CEO, então, me convidou para um bate-papo e uma consulta, para auxiliá-lo na tomada de decisão. Minha orientação ao CEO, destaco aqui, como dicas para os leitores, foi:

Dicas para Gestão de Risco no arquivamento de documentos.

(i) Fazer um trabalho de triagem e expurgo de documentos “vencidos” ou que já haviam ultrapassado o prazo previsto de guarda, pela tabela de temporalidade;

(ii) Eliminar documentos desnecessários: papel sem finalidade de arquivamento ou, mesmo, cópias de documentos arquivadas junto com os originais, isso é bem comum;

(iii) Fazer a Análise de Risco, que passa por medir a frequência de consultas ao arquivo e incidência dessas consultas em uma curva de tempo;

(iv) Fazer o estudo da transição da Digitalização de documentos natudigitais e as suas versões anteriores em formato de papel;

Depois dessa orientação, o CEO me disse que concordava com o planejamento, mas que a contadora chefe não queria que fosse destruído nenhum documento e que, mesmos os vencidos, deveriam ser guardados, por via das dúvidas; que deveria ser contratado um armazém especializado na guarda de caixas de documentos. Ele me perguntou o que eu achava disso. Disse a ele que certas decisões devem ser tomadas apenas pela alta diretoria, pelo próprio CEO da empresa, uma vez que somente ele é capaz de assumir certos riscos. Para isso deve se cercar de boa orientação e suporte jurídico que dê o respaldo legal para esse tipo de decisão, ou seja, destruir os documentos digitalizados e os fora do prazo de guarda.

MEDO X CUSTOS COM A GESTÃO.

O Resultado desse projeto foi o seguinte:

Fonte banco de dados do autor.

Para esse caso específico, encontramos os números dessa tabela, o que representou uma relação com a proposta inicial de BPO, da ordem de 80% de redução, considerando uma armazenagem de guarda simples para doze meses iniciais – lembrando que a cada ano deve-se refazer as análises e trabalhar novos planos de gestão de risco dos arquivos inativos, sempre expurgando documentos vencidos e digitalizando os mais críticos. Deve-se implementar um sistema de gestão desses processos de consulta, que passa pela implantação de um ECM (Entrerprise Contents Manegement), para controlar não apenas os documentos, mas a forma como eles são distribuídos e o acesso dos responsáveis a esses conteúdos em tempo real, a qualquer momento, reduzindo os volumes dos “arquivos inativos”. O conceito é que tudo que seja ativo esteja disponível pra quem de direito na empresa na hora em que se fizer necessário.

(1) Valor medio para este volume de trabalho, sem considerar um sistema de GED (Gerenciador Eletrônico de Documentos), e os custos de armazenagem e/ou destruição dos documentos após a digitalização. – Fonte arquivo pessoal do autor.
(2) BPO – Business Process Outssourcing.

Fontes:

https://en.wikipedia.org/wiki/Enterprise_content_management

https://pt.wikipedia.org/wiki/Business_Process_Outsourcing

https://pt.wikipedia.org/wiki/Tabela_de_temporalidade

https://www.google.com.br/search?biw=1230&bih=732&sxsrf=ALeKk03Fgkve4lL2bSGckMFtQ_F23WentA%3A1583070691881&ei=471bXvurNafZ5OUPqOO-iAE&q=GED+wikypedia+brasil

SOBRE O AUTOR

“Laert Perlingeiro Goulart, é Engenheiro Civil formado pela Universidade Católica de Petrópolis, atuou como empresário da construção civil até 2005 quando tornou-se executivo de uma empresa de Logística, onde atuou ate 2017. Hoje é executivo de uma empresa de T.I. voltada para tecnologia de gestão de documentos, arquivos digitais e backup. Nas horas vagas gosta de tirar fotos e apreciar uma boa cerveja artesanal e compartilha isso no seu Instagram @laert.goulart“