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Na Contramão do Papel!
Na hora da verdade, o que eles querem: papel ou digital?
Quando um fiscal vem auditar sua documentação e pede pra ver os documentos em meio digital, você se pergunta: por que ainda tenho que manter caixas empoeiradas no “arquivo morto”?
Nesta semana, coincidentemente, com a tramitação da MP 881 de 2019, conhecida como “MP da Liberdade Econômica”, que foi aprovada em primeiro turno na Câmara dos Deputados (no dia 13/08/2019), acompanhei um processo no Bureau de Digitalização, o qual me causou certa perplexidade. O cliente procurou o serviço de digitalização de documentos, com uma demanda “urgente”. Precisava da digitalização de uma série de documentos com entrega programada, impreterivelmente, para a semana seguinte. Conversando com o gestor daquela empresa de administração de imóveis (por motivos óbvios, vou manter o sigilo da fonte), ele me disse que se tratava de uma exigência de um agente que, ao fiscalizar o cliente deles, solicitou a entrega, em formato digital, nos padrões do CONARQ, de toda a documentação que seria alvo da auditoria e que o DVD contendo os arquivos digitalizados e indexados deveria ser entregue em data preestabelecida sob pena de multa.
Como há tempos tenho buscado essa informação, agucei minha curiosidade e quis saber se o fiscal em algum momento desejaria ter acesso aos documentos físicos. O gestor me disse que não. Na verdade, o fiscal não queria nem ver os documentos em papel. Entretanto, conforme a Portaria 211 de 11 de Abril de 2019, do Ministério da Economia / Secretaria Especial do Trabalho / Secretaria da Previdência, o seu parágrafo 1º do artigo 3º diz:“Excepcionalmente poderá ser aceita a apresentação do documento em papel quando a geração do mesmo em formato digital se mostrar comprovadamente inviável, seja em razão de sua natureza ou do local onde a fiscalização venha a ser realizada”.
Não é Piada…
Analisando a referida Portaria, já se observa o caminho invertido em relação a nossa história acima: a excepcionalidade da apresentação de documentação em papel em relação à versão digital. No caso, o agente não considerou que a empresa poderia não ter os arquivos digitalizados, quando a referida portaria é clara em destacar que, se a empresa não tiver os mesmos nesse formato, o agente deve fiscalizar o documento em papel.
A pergunta que não quer calar… Alguém em sã consciência vai questionar o fiscal? Vai querer contrapor uma solicitação tão tranquila e que vai facilitar a vida, economizando o tempo de vistoria que o fiscal vai gastar com o trabalho de auditoria?
Melhor não cutucar o Leão com vara curta!
Essas reflexões e as experiências vividas pelo herói desta história nos trazem alguns pontos importantes que nos ajudarão na tomada de decisão: até que ponto é indispensável manter custos elevados com a gestão dos arquivos em papel, considerando espaço, agentes contaminantes que demandam serviços de combate a Vetores, limpeza, H.H (homens-hora) na guarda, gerenciamento e busca por documentos dentro de caixas, além dos controles de expurgo e tabelas de temporalidade para cada classe de documentos?
Esses custos ficam muito reduzidos se a empresa cria seus processos de geração e arquivamento dos documentos em meio digital.
Três Pilares para uma boa Gestão de arquivos Digitais:
1. Criar fluxo de trabalho para produção dos arquivos recorrentes, seguindo a regulamentação e as normas para geração dos arquivos digitais;
2. Manter uma boa infraestrutura de T.I., própria ou terceirizada, bem como o Hardware e o Software (GED), garantindo acessibilidade e localização dos arquivos.
3. Manter um bom processo de Backup desses arquivos e um plano de recuperação de dados, em caso de perda dos arquivos principais.
É preciso lembrar que manter os documentos pelos prazos estipulados ainda é uma obrigação legal, passível de fiscalização e sanções em caso de negligência desse cuidado.
O que muda, em síntese, é o formato! Na década de 1970, regulamentou-se a legislação do processo de microfilmagem dos documentos, igualando esse modelo à versão em papel. Agora vivemos uma segunda transformação: o meio digital igualado à versão microfilmada e à versão em papel, assegurando a mesma validade legal e permitindo a escolha do formato mais conveniente para as empresas.
Uma ressalva! Diferente do primo em “microfilme”, que obrigatoriamente era convertido a partir do papel, a versão digital, em grande parte e cada vez mais daqui pra frente, já nasce nesse formato, sequer passando pelo “avô” em papel!
Até o início do mês de setembro (2019), o Congresso vai terminar a votação da MP, transformando em lei essas mudanças. Sem levar em conta todas as outras alterações decorrentes desse processo, a regulamentação da lei de Digitalização(Lei 13.787 de 27/12/2018), a qual, a partir da MP 881, igualará o formato de documento digital aos formatos em papel e microfilme, possibilitará que a empresa mantenha apenas a forma que lhe for mais conveniente.
Muita dúvida e insegurança ainda permeará as mentes dos gestores até que tudo fique claro e os paradigmas sejam quebrados. Contudo, experiências compartilhadas, tais como as que trago neste artigo, serão, cada vez mais, frequentes, de modo que, muito em breve, trocar o velho “arquivo morto” por um software de gestão eletrônica de documentos (GED), com dados transitando na nuvem e acesso via web, em tempo real, a todos os usuários com permissão, irá, sem dúvida, nos fazer esquecer o passado, a não ser para lembrar como a vida era mais difícil no tempo de nossos avós!
Rio de Janeiro, 14 de Agosto de 2019.
Laert Perlingeiro Goulart.
Fontes:
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-2018/2018/lei/L13787.htm
SOBRE O AUTOR
“Laert Perlingeiro Goulart, é Engenheiro Civil formado pela Universidade Católica de Petrópolis, atuou como empresário da construção civil até 2005 quando tornou-se executivo de uma empresa de Logística, onde atuou ate 2017. Hoje é executivo de uma empresa de T.I. voltada para tecnologia de gestão de documentos, arquivos digitais e backup. Nas horas vagas gosta de tirar fotos e apreciar uma boa cerveja artesanal e compartilha isso no seu Instagram @laert.goulart“
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