O Fim do Papel!

Uma revolução de costumes, trazendo o futuro para o presente.

Calma! Na verdade não estamos aqui tirando conclusões ou fazendo nenhum tipo de previsão do apocalipse.

Comecei minha carreira profissional em 1988. Naquela época, apresentamos relatórios, propostas, redigimos contratos em papel ofício, tudo datilografado. Para o dia a dia da geração de documentos, a maior tecnologia era uma folha impregnada de tinta que fazia uma cópia “grotesca” do original… era o velho papel carbono, que ainda resistiu por um tempo até as obsoletas notas fiscais analógicas, as quais já quase não existem mais.

A proposta ou documento tinha que ser entregue em mãos, e, para enviar para outra cidade, os mortais usavam o bom e velho serviço de Correios. Os mais tecnológicos e abastados usavam uma trapizonga chamada Telex. Uma cópia “xerox” era feita em lojinhas, tinha o preço elevado e a sua qualidade era precária. O ano de 1988 foi emblemático, porque, a partir dessa época, uma revolução tecnológica invadiu o mundo real. Não a que já orbitava no início do Vale do Silício e dos grandes centros mundiais de tecnologia, que na época ficavam todos nos Estados Unidos, mas a no nosso mundo Tupiniquim.

Tudo começou com a difusão maciça dos PCs e dos primeiros softwares de edição de texto (Word) e de planilhas eletrônicas (Lotus 123).

Esses dois foram os pais do “Pacote Office” e avôs do Office 360 e das SaaS (Software as a Service) ou softwares que rodam totalmente em plataformas remotas via web, os quais você adquire como serviço, e não como um bem tangível.

Depois vieram os equipamentos, impressoras e multifuncionais, que quase acabaram com as lojinhas de xerox; o fax, que não durou vinte e cinco anos e hoje virou peça de museu; os celulares, que, em menos de vinte anos, se transformaram nos Smartphones, sendo esses verdadeiros PCs de bolso e toda a tecnologia acessória, com a Internet e uma profusão de App(s) (aplicativos para celular), os quais fazem coisas que até Deus duvida. Não me arrisco a dizer que fazem tudo, pois o “tudo” está anos-luz além do que a imaginação de hoje é capaz de listar. Isso falando apenas de soluções para escritórios convencionais, já que, se for abrir espaço para o universo de oportunidades com a internet de todas as coisas, nem tudo não caberia nele!

Voltando para o escritório, ainda precisamos falar das tecnologias que envolvem o nosso protagonista: o Papel. Até hoje esse valente guerreiro ainda tem um “papel” fundamental no cotidiano e, se nos transpusermos para o passado, na história, ele vai ser o grande herói de todos os tempos.

Uma grande virada tecnológica aconteceu no século XV com a invenção da imprensa, ou seja, a primeira forma de se reproduzir cópias, em escala, dos documentos originais. Daí em diante, não pararam mais as invenções para facilitar a vida das pessoas, até que, na virada do século XX, surge um rival para o grande viajante milenar: os documentos em formato de bytes!
Os bytes são códigos representados por 0 ou 1 e, em síntese, são transformados nos documentos digitais, não cópias ou imagens, mas os verdadeiros documentos digitais, que já têm um primeiro apelido, documentos Nato digitais, ou seja, que nunca foram papel na vida. Não são reproduções fiéis, mas entidades infiéis, as quais estão prontas para assumirem o seu “papel” de protagonista na rotina dos escritórios de hoje, escritórios que também podem ser virtuais ou digitais, se assim preferirem.

Como em toda aventura, existem os vilões e os mocinhos e, nas histórias mais recentes, esses “papéis” se invertem e dão aos espectadores o direito de se posicionarem, de um lado ou de outro. Um baluarte de resistência para o velho papel são os cartórios e os processos “burocráticos” com seus carimbos, cópias autenticadas, assinaturas com reconhecimento de fé pública, entre outros.
Nessa esteira vêm todos os departamentos, autarquias, repartições, etc., carimbando, assinando, juntando páginas e mais páginas, montanhas de papel guardadas em caixas nos arquivos mortos espalhados por aí, em suma, entidades que ainda se prendem a tradições seculares de controle, arquivo e procedimentos, tudo atrelado ao papel, como forma única de autenticidade. Mas esse jogo está virando! Basta observar nesses lugares como as coisas estão mudando a olhos vistos.

Muito ainda se discute sobre a segurança dos dados e da tecnologia envolvida por trás da criação, formatação, armazenagem da informação e, ainda, sobre a tecnologia que torna esse processo viável e que são, de certo modo, refém desse mundo restrito aos alquimistas do Vale do Silício e dos bolsões asiáticos de superdesenvolvimento tecnológico, como a China, Índia, Coreia do Sul e outros.

Mas… e quanto ao fim do Papel?

Na verdade, a conclusão deste artigo é a transformação da tecnologia, do ambiente de segurança e da confiança, que vêm como parte deste contexto e que já não se separam mais.

Processos bem definidos e seguros estão sendo apresentados para quebrar esses paradigmas, dos quais destaco: o ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas do Brasil), instituição que dá a força e a credibilidade necessária para gerar assinaturas, chancelas, carimbos e autenticações eletrônicas que serão inseridas nos bytes dos arquivos que substituem as folhas. Junto e igualmente importante vem a regulamentação e normatização de processos e formatos de arquivos eletrônicos, reconhecidos como aptos a substituírem seu ancestral, o papel.

Além disso, há também a credibilidade dos Agentes Públicos e Privados, que, cada vez mais, caminham na direção de reforçar as práticas legais de gestão dos arquivos digitais, acreditando em seus processos como alternativa segura aos documentos impressos.

Por fim, o SaaS, dedicado para dar a agilidade e a praticidade que o mundo atual exige. Como exemplo do SaaS, temos o GED (Gerenciador Eletrônico de Documentos), que tem nome de herói de filme de ficção científica, mas nada mais é que um software de busca, no ótimo estilo “google”, cuja função é organizar e localizar o arquivo procurado numa velocidade inacreditável, incomparável aos antigos bibliotecários ou arquivistas que tinham de ir às prateleiras empoeiradas tentar achar o velho papel perdido em uma caixa, no escuro depósito, e que às vezes não o encontravam.

O começo de uma nova era!

Em 2012 foi criada a Lei 12.682, a qual deu início, de verdade, à regulamentação do documento digital, reconhecendo sua validade e disciplinando seus processos de criação. Contudo, essa lei não define o que fazer com o Papel, ou mesmo se o digital poderia ou não substituir o papel definitivamente, em caso de prova física. Resumindo, pode fazer a versão digital, mas guarde o original em papel… pelo menos, por enquanto!
Nessa época, no caminho evolutivo, todo o sistema judiciário passou a adotar processos em ambiente digital, deixando de lado o papel, que quase já não tinha mais participação. Entretanto, le ainda fica ali, no banco de reservas, para casos extraordinários.

Destaco ainda que, no sistema bancário do setor privado, quase já não existem mais documentos impressos. Tudo acontece em meio digital e via web.

Por fim, na virada de 2018 para 2019, observo mais dois exemplos:
(1) o Ministério da Saúde e o CFM (Conselho Federal de Medicina) estabeleceram que, para os prontuários médicos gerados em ambiente digital (sem papel) com as chancelas do ICP-Brasil, ou mesmo para cópias digitalizadas a partir de originais em papel, mas que tenham as mesmas chancelas, não se precisaria mais do meio físico e poder-se-ia eliminar a versão em papel. (Lei 13.787 de 27/12/2018)

(2) a Portaria 315 de 04/04/2018, do Ministério da Educação, a qual exige que as Universidades convertam os Dossiers dos Alunos, atuais e históricos, em meio digital, e que os organizem em um GED, permite que na digitalização, obedecendo-se os padrões de certificação e assinatura digital, a versão em papel seja descartada, uma vez que, inclusive, as IES (Instituições de Ensino Superior) podem e devem gerar, daqui pra frente, os novos Dossiers de Alunos em formato nato digital, sem a versão impressa.

Essas notícias vêm indicar a forte tendência de mudança neste ambiente dos Documentos e dos Arquivos. Após acompanhar esses trinta anos de evolução tecnológica e verificar uma curva exponencial de absorção de novas tecnologias, não tenho dúvidas que essa mudança e a sua validação acontecerão e de forma muito rápida! Quem não se preparar para essa revolução, vai ter que correr atrás do “prejuízo”, depois que acordar para a realidade que bate à nossa porta.

Fontes:

https://www.iti.gov.br/icp-brasil/86-cadeias-da-icp-brasil
https://pt.wikipedia.org/wiki/Papel
http://www.in.gov.br/materia/-/asset_publisher/Kujrw0TZC2Mb/content/id/57221806/do1-2018-12-28-lei-n-13-787-de-27-de-dezembro-de-2018-57221499
http://ambito-juridico.com.br/site/?n_link=revista_artigos_leitura&artigo_id=14892
https://abmes.org.br/arquivos/legislacoes/Port-MEC-315-2018-04-04.pdf

SOBRE O AUTOR

“Laert Perlingeiro Goulart, é Engenheiro Civil formado pela Universidade Católica de Petrópolis, atuou como empresário da construção civil até 2005 quando tornou-se executivo de uma empresa de Logística, onde atuou ate 2017. Hoje é executivo de uma empresa de T.I. voltada para tecnologia de gestão de documentos, arquivos digitais e backup. Nas horas vagas gosta de tirar fotos e apreciar uma boa cerveja artesanal e compartilha isso no seu Instagram @laert.goulart“