“PROCESSO MEC”

Digitalização de Documentos para atender à regulamentação do Ministério da Educação, para as IES (Instituições de Ensino Superior)

As IES [Instituições de Ensino Superior] estão atravessando uma transição caracterizada pelo mundo digital do século XXI. Uma avalanche de dados e informações, gerada a cada dia e baseada na proliferação de cursos de graduação presencial e EaD (Ensino a Distância), multiplica, em escala aritmética, os usuários e, em escala geométrica, a quantidade de arquivos contendo documentos, desde a documentação acadêmica dos alunos até o acervo e o conhecimento ministrado nas IES. Toda essa massa documental deve ser gerenciada, manuseada e preservada de forma organizada e acessível a qualquer tempo, seja como fonte de pesquisa ou mesmo como elemento de consulta para dirimir as mais variadas demandas, quer seja pelos alunos, pelo corpo acadêmico ou pelos órgãos reguladores.

Na esteira dessa revolução tecnológica e da necessidade de atualização e conservação do conhecimento, está o agente regulador, Ministério da Educação (MEC), que disciplina, coordena e fiscaliza as IES.

É fundamental poder acompanhar a temporalidade dos documentos, seja em meio físico [papel] ou digital [arquivos eletrônicos], durante seu ciclo de vida, para que transite, de forma disciplinada, pelo prazo de Recorrência ou Ciclo Corrente, passando pelo Ciclo Intermediário, até chegar ao seu destino final como documento histórico, no Ciclo Permanente, ou para determinar de forma segura o Expurgo (eliminação definitiva) sem o medo de estar eliminando algo que será necessário no futuro. Durante toda a sua existência, o arquivo ou documento deve manter sua integridade, fidelidade e conservação, e o mais importante, deve poder ser localizado de forma segura e rápida, de modo a atender a sua função predefinida.

É fundamental que as IES estejam preparadas para realizar a sua gestão arquivística e as etapas dos processos que garantirão a execução das tarefas necessárias desde a geração do documento até a guarda do documento ou arquivo. Contudo, a oscilação e as demandas de pico desses processos podem criar obstáculos que tragam riscos de perdas de dados ou atrasos nos prazos ou metas que devam ser cumpridos pelas IES.

É essencial que existam no mercado empresas que possam aliviar os picos de trabalho, garantindo os mesmos padrões de serviço e confiabilidade que as IES têm na gestão dos seus acervos.

MEC – Regulamentação.

– O MEC criou um portal especial, o e-MEC, para o trânsito dos processos protocolizados em meio eletrônico através de arquivos digitais, quer sejam os digitalizados a partir de meio físico [papel], quer sejam os nato digitais, ou seja, aqueles que foram originados em meio eletrônico.

– A principal regulamentação do setor é o Decreto n. 9.235 de 15/12/2017, que regulamenta o exercício das IES. Ênfase para o artigo 104, o qual determina que todos os documentos devem estar ou ser convertidos para meio eletrônico, conforme parâmetros específicos, preconizados pela Portaria 315 de 04/04/2018, cujo artigo 46 e incisos definem essas regras.

– Todas essas legislações seguem as regras estabelecidas pelo CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos), por meio da publicação que normatiza os Requisitos para Sistemas Informatizados e de Gestão Arquivística, o e-Arq, definido como um conjunto de normas que estabelecem padrões para o setor de arquivos.

O Mercado percebe a terceirização de atividades específicas como um grande aliado, na complementação de suas rotinas e de seus processos internos, principalmente, no que diz respeito à segurança, à responsabilidade, e à qualidade na entrega do resultado.

Muitos desses trabalhos atendem a demandas pontuais com picos e prazos elevados. Fora dos picos de demanda, esses recursos não devem permanecer ociosos onerando o orçamento das IES. Daí a alternativa em terceirização dessas rotinas específicas, pelo tempo suficiente. Atribuir responsabilidade e compartilhar o compromisso, sem onerar a empresa com equipamentos, infraestrutura, sistemas e pessoas, para realização dessas atividades, com custos compatíveis e atraentes aos contratantes é a nossa proposta.

Ao selecionar um parceiro que reúna as competências certas, as IES se valem de uma ferramenta importante, que colabora para o processo, mantendo o mesmo grau de comprometimento de um departamento da própria IES.

Referências Bibliográficas:

http://emec.mec.gov.br

www.arquivonacional.gov.br

https://www.wikipedia.org/

www.conarq.gov.br

Decreto n. 9.235 de 15/12/2017

Portaria 315 de 4/04/2018 do MEC.

Portaria 1.224 de 18/12/2013 do MEC

e-ARQ Brasil, Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivistica de Documentos.

SOBRE O AUTOR

“Laert Perlingeiro Goulart, é Engenheiro Civil formado pela Universidade Católica de Petrópolis, atuou como empresário da construção civil até 2005 quando tornou-se executivo de uma empresa de Logística, onde atuou ate 2017. Hoje é executivo de uma empresa de T.I. voltada para tecnologia de gestão de documentos, arquivos digitais e backup. Nas horas vagas gosta de tirar fotos e apreciar uma boa cerveja artesanal e compartilha isso no seu Instagram @laert.goulart“